por Wagner Aparecido Miranda - W2R Consultoria e Sistemas
Sub-Processo: Verificação/Configuração dos períodos no Totvs Gestão Financeira
Introdução
Pode-se definir nos parâmetros e cadastros do sistema Períodos para
utilização dos processos disponíveis. Com isso, se estabelece o período em que
as movimentações serão incluídas e/ou alteradas, evitando que informações que
estejam em períodos já fechados tenham valores ou informações alterados.
Citaremos neste documento os períodos para emissão e baixa de Lançamentos,
inclusão e fechamento de Extratos de Caixa e períodos contábeis.
Desenvolvimento/Procedimento
1º - Período para Emissão de Lançamentos
O período para emissão de Lançamentos é definido no Assistente de
Implantação de Processos do aplicativo Financeiro, podendo ser definido de
forma diferente para os Lançamentos A Pagar e Lançamentos A Receber. Ao acessar
o Assistente, escolha qual período será verificado/alterado clicando no
processo 02.01.01 – Manutenção de Lançamentos A Pagar ou no processo 02.02.01 –
Manutenção de Lançamentos A Receber. O período para emissão está disponível na
etapa Inclusão A Pagar ou Inclusão A Receber, de acordo com o processo
escolhido. Ao definir um período de Datas neste parâmetro, será possível
incluir e alterar apenas Lançamentos que tenham a Data de Emissão dentro do
período estabelecido.
Existe um parâmetro na etapa Inclusão do Assistente de Implantação, que
é comum aos processos de Contas A Pagar e Contas A Receber, que permite a
alteração de Lançamentos fora do período de emissão definido. Marcando o
parâmetro Permite alteração fora do Período de Emissão, será possível alterar
informações em Lançamentos já gravados na base de dados mesmo se a Data de
Emissão destes estiver fora do Período para Emissão definido. Serão restritas
assim, apenas as inclusões de Lançamentos fora do Período de Emissão definido.
2º - Período para Baixa de Lançamentos
Ao definir um período para Baixa, só será possível Baixar Lançamentos
que tenham a Data de Baixa dentro do período estabelecido. O período para Baixa
de Lançamentos é definido no Assistente de Implantação de Processos do
aplicativo Financeiro, sendo a parametrização comum para Baixa de Lançamentos A
Pagar e A Receber. Ao acessar o Assistente, escolha a opção Baixa (processo
02.01.02 ou 02.02.02), clique em Avançar e na lista de Etapas que será
apresentada, escolha a opção Baixa1/2.
Da mesma forma que no Período para Emissão de Lançamentos, existe um
parâmetro que permite a alteração de Lançamentos que foram Baixados em Datas
fora do Período de Baixa estabelecido. Tal opção está no mesmo local onde é
definido o Período para Baixa.
3º - Período para Inclusão e Fechamento de Extratos de Caixa
Nos parâmetros relacionados ao Extrato de Caixa, pode-se definir um
Período para inclusão de Extratos de Caixa e ainda, estabelecer uma data limite
para movimentações através de Extratos. Para realizar tal configuração, acesse
o Assistente de Implantação de processos, selecione o processo 02.03 – Controle
Bancário, clique em Avançar e selecione a etapa referente ao Extrato de Caixa.
Nesta, será apresentada uma parametrização referente a Datas, onde
existirá uma opção para o Fechamento e outra para o Período de Inclusão de
Extratos. Na primeira, se informa a data que será limite para alterações e
movimentações no Extrato de Caixa. Qualquer inclusão ou alteração só poderá ser
feita se a Data do Extrato for posterior a data informada neste parâmetro.
Já na opção referente à Inclusão do Extrato, basta informar o período em
que será possível realizar inclusões/movimentações através do Extrato de Caixa.
Qualquer inclusão ou alteração será permitida desde que a Data do Extrato
esteja dentro do período definido. Quanto a isso, vale ressaltar que no
cadastro da Conta/Caixa também é possível definir um período para Inclusão de
Extratos. Essa opção existe para que seja possível estabelecer períodos
diferentes, de acordo com a Conta/Caixa desejada. O sistema valida primeiro o
período definido no cadastro da Conta/Caixa, depois valida a informação
definida no Assistente de Implantação de Processos.
4º - Períodos Contábeis
Para as coligadas onde existe a integração contábil, deve-se também
definir o Período para inclusão/alteração/exclusão de dados contábeis nos
Lançamentos gerados no Totvs Gestão Contábil. Esta definição pode ser realizada
no Totvs Gestão Financeira ou no próprio aplicativo contábil.
No Totvs Gestão Financeira, acesse o Assistente de Implantação de
Processos em menu Opções | Parâmetros | RM Fluxus. Selecione o processo 02.05 –
Integração Contábil e clique em Avançar, para que na lista de etapas, seja
apresentado o sub-processo Lançamentos Contábeis. Ao clicar neste sub-processo,
outras etapas serão apresentadas, dentre elas, a opção desejada, denominada
Período Contábil.
Já no Totvs Gestão Contábil, acesse o Assistente de Implantação de
Processos em menu Opções | Parâmetros | RM Saldus, selecione o processo 01.02 –
Lançamentos e clique em Avançar. Nas etapas que serão listadas, haverá a opção
Período Contábil.
Existe ainda um período contábil que é definido no
cadastro do usuário no Totvs Gestão Contábil. Ele existe para os casos em que
dentro do período já estabelecido no Assistente de Implantação de Processos, é
necessário estabelecer períodos menores para alguns usuários. Para tanto, basta
acessar o cadastro do usuário (menu Cadastros | Segurança | Usuários) e na aba
RM Saldus definir o período desejado na opção Período para digitação de
Lançamentos.
Informações Adicionais
- Os caminhos informados acima podem variar de
versão para versão. No entanto, o nome dos processos é sempre o mesmo
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